הדרך הכי חכמה וחסכונית לשמור על המשרד שלכם

עם העלייה המתמדת בשנים האחרונות בביקוש למשרדים בישראל, כשעוד ועוד חברות ישראליות ובינלאומיות פותחות בארץ מרכזי פיתוח מקומיים, מרחיבות את המשרדים שלהן או פשוט מחפשות מרחבים גדולים יותר במגדלי משרדים ענקיים שהולכים וצוברים כאן תאוצה, עולה בהתאם גם הצורך בחברות ניהול ואחזקה שינהלו ויתפעלו את מיליוני המ"ר האלה עבור החברות.

בין אם מדובר בחברות ענק שחולשות על מגדלי משרדים שלמים או תופסות כמה קומות במגדלים, או חברות קטנות יותר כמו פירמות עורכי דין, רואי חשבון וכדומה, כל אלה נדרשים לנהל ולתחזק את המבנים שבהם הם שוכנים, כי אחרת הבלאי יגיע מאוד מהר, המערכות התפעוליות יפסיקו לעבוד ושגרת החיים תשתבש מהר מאוד.

לרוב חברות ממנות לשם כך מנהל תפעולי, שבין שלל המשימות היומיומיות שלו לתפעול החברה, העובדים והפעילות, הוא צריך לדאוג גם לניהול והתחזוקה של המבנה; או שהעבודה נופלת על מזכירות הנהלה שבין משימותיה לניהול המשרד ומתן מענה מקצועי למנהלי החברה היא צריכה להתפנות לתיקוני מזגן, אינסטלציה וכדומה.

כיום המגמה היא יותר ויותר להוציא את שירותי הניהול והתחזוקה למיקור חוץ ולהיעזר בגורמים חיצוניים לחברה בעבודות הנ"ל. גיל מעיין, מנכ"ל חברת מיקדן שמנהלת כ-100 נכסים מניבים ברחבי הארץ ובאירופה, מסביר כי "המשמעויות של הסתייעות בחברת ניהול ואחזקה חיצונית הן חיסכון כספי, חיסכון בזמן, חיסכון בכוח אדם וייעול מצבת העובדים, והכי חשוב - שמירה על ערך הנכס לאורך שנים ונוחות יומיומית בשגרת וסביבת העבודה".

חברות ותאגידים נעזרים בשירותי חברות ניהול ואחזקה במגוון סוגי נכסים - בנייני משרדים, פארקים תעשייתיים, מרכזי מסחר, מקבצי דיור, קניונים, מבני תעשייה וחניונים ועוד. לרוב, חברות הניהול בדרך כלל מנהלות את השטחים המשותפים בנכסים ולא את החללים הפנימיים, את הלובי הראשי והקומתיים, את חדרי השירותים, המערכות האלקטרו-מכאניות, החניונים, הגגות וכדומה.

בבניין משרדים, הדיירים מקבלים אחריות בכל נושא התחזוקה מחברת הניהול עד פתח המושכר, ומעבר לכך בשטחים הפנימיים, הם צריכים לדאוג לתחזוקה בעצמם.

בתחום הניהול והאחזקה קיים מודל שנקרא FM - Facility Managemen ובו חברות הניהול מנהלות גם את החללים הפנימיים של המשרדים. זה כולל ניקיון, תחזוקה שוטפת, טיפולים מונעים, תיקונים והתקנות. לדברי מעיין, "יותר ויותר חברות כיום מעדיפות כבר לא להתמודד בעצמן עם ניהול ואחזקת המשרד ונעזרות בחברות ניהול שמציעות FM - והן מהוות ללקוחות שלהן ONE STOP SHOP - איש קשר אחד או אפליקציה אחת, שמולם הם מתנהלים בכל הקשור לניהול ואחזקה של המשרד, ולא מול גורמים רבים ושונים שכל אחד אחראי על תחום אחד בלבד ובכל תחום ישנם עשרות אנשים שונים שצריך לפעול מולם".

בין השאר נכללים ב-FM טיפול ותיקוני מערכות מיזוג האוויר, טיפול ותיקוני מערכות גילוי וכיבוי האש, שירותי IT, תיקוני חשמל, אינסטלציה, נגרות, שיפוצים, תיקונים גינון ועוד. החברה המנהלת אחראית על הגדרת תכנית עבודה שנתית, הזמנת אנשי מקצוע, טיפול שוטף בצרכים היומיומיים וכדומה.
היתרונות ללקוחות כאן הם ברורים. אם עולות למשל בעיות במערכות החשמל בתוך המשרד, או במיזוג האוויר, או סתם צריך להחליף נורות - לרוב זה נופל כאמור על המזכירות או על מנהל התפעול שלרוב לא מיומנים לטפל בנושאים אלו בעצמם, זה גוזל מהם המון אנרגיות וזמן יקר, ולרוב הפתרון שהם מוצאים גם עולה לחברה יותר. שירותי FM עונים בדיוק על הצרכים האלה.

מעיין מציין, כי "מגדלי המשרדים של היום הינם מתקדמים ומפותחים מאוד מבחינה טכנולוגית ודורשים מיומנויות ניהול ואחזקה אחרות לגמרי. גם הדיירים עצמם דורשים איכויות ניהול מתקדמות וחברות הניהול חייבות להתאים עצמן לכך. אנחנו במיקדן מנסים כל העת להוביל ולאמץ מבחינת החידושים הטכנולוגיים - להיות ' 'Early adopters לחדש ולהתחדש כל הזמן בתחום שלנו".

צעד אחד קדימה בתחום הניהול והאחזקה הוא מודל שנקרא IFM (ר"ת Integrated Facility Management) - שבו הלקוחות מאכלסים בניינים שלמים ושוכרים את חברות הניהול כדי שאלה ינהלו ויתחזקו את כל הבניין מ-א' ועד ת' בחבילה שלמה של ניהול השטחים הפנימיים במשרד וגם השטחים המשותפים. המודל הזה אופייני בעיקר לחברות ענק בארץ, בעיקר בינלאומיות אבל לא רק, ומודל ה-FM אופייני יותר לחברות בינוניות וקטנות ששוכרות קומות במגדלים או משרדים בודדים.

לרוב חברות הניהול והאחזקה נכנסות לעבודה אחרי שהבניין מאוכלס כבר ומקיימים מכרז לבחירת חברת הניהול, אבל יותר ויותר יזמים מתקדמים שוכרים כיום את שירותיהן עוד בשלבי תכנון הקמת הבניין והן מייעצות להם איך לשפר ולייעל את הבניין מבחינת התחזוקה העתידית.

שיטות ההתקשרות בתחום ה FM בין הלקוחות לבין חברות הניהול לרוב מתחלקות לשני סוגים: השיטה הראשונה היא על בסיס תקציב מוגדר מראש, שבה הלקוח מגדיר את כל התחומים שברצונו שחברת הניהול תטפל עבורו, ואז מתקצבים את כל השירותים ופורסים לכל השנה בד"כ, והכספים משמשים בכל פעם לטיפול הנדרש במשרד. החיסרון בשיטה זו הוא שהחברה המזמינה לא רואה מראש תזרים הוצאות אחיד בשל השונות שיכולה להיות מחודש לחודש ביחס לעלויות התחזוקה, וכן בשל הוצאות חריגות שלא תמיד נלקחות בחשבון במלואן בתקציב על אף שהלקוח מאשר מראש כל הוצאה חריגה שכזו.

השיטה השנייה היא מחיר חודשי קבוע שמוסכם ומוגדר מראש לפי הצרכים שהלקוח מגדיר, שלוקח בחשבון גם בלת"מים והוצאות חריגות שעלולות להיות. החיסרון בשיטה זו הוא תשלום חודשי גבוה יותר המשקלל את אי הודאות כאמור, אולם מקנה ודאות ללקוח ומונע הפתעות בתזרים הצפוי לאורך השנה.

מעיין מסכם ואומר כי "הוצאת ניהול ואחזקת הנכס למיקור חוץ, לחברות ניהול שמתמחות בדיוק בכך, טומנת בחובה יתרונות רבים ללקוחות ובראשם מקצועיות, הוזלת תעריפים, גיבוי למקרי חירום, הורדת עומס ניהולי, זמינות גבוהה בטיפול בבעיות, וכמובן יעילות".

לאתר חברת מיקדן

לעוד כתבות ועדכונים בנדל"ן לחצו כאן

להורדת האפליקציה של מרכז הנדל"ן לחצו כאן