האיש שהופך תכנית לבניין: הדרך לפרויקט נדל"ן שכולו הצלחה

חשיבות עבודת המטה בפעילות עסקית ברורה ומובנת בכל ארגון וחברה: תפקידו של איש המטה הוא לרכז את התהליך, לעקוב אחר ביצוע, לדווח לממונים ולוודא שהתהליך העסקי האמור עומד בלוחות הזמנים, בתקציב שהוקדש לו, וחשוב מכל - משיג את המטרות והיעדים העסקיים של החברה ושל הלקוחות שלה.

יזמים העוסקים בבנייה מתייחסים במרבית המקרים לפרויקטים כפעילות עסקית ייחודית. כל פרויקט בנייה מהווה פעילות עסקית מורכבת, המאופיינת בפעילות רב ממדית, הכוללת אתגרים בכל תחום: החל מסוגיות תכנוניות, הנדסיות ורגולטוריות, דרך סוגיות בנושא תקציב וניהול הפרויקט ובל נשכח - פעילות שיווקית ומכירתית שמטרתה להשיג את יעדי ההכנסות של הפרויקט.

מי שאמון על כל הסוגיות הללו, מלבד השיווק והמכירות, מטעמו של היזם היא חברת ניהול הפרויקטים המספקת שירותים של ניהול, תיאום, תכנון ופיקוח של הפרויקט. כדי להבין את חשיבותה של הפונקציה הזאת, ניתן להשוותה לתפקידו של רואה החשבון של חברה עסקית, שמצד אחד מסייע לחברה להשיג את מטרותיה הפיננסיות ומצד שני, מבקר אותה מטעמם של בעלי המניות גם כאן, מנהל הפרויקט הוא נציגו של היזם ותפקידו לוודא כי הפרויקט עומד ביעדי התכנון והביצוע, לוחות הזמנים והתקציב תוך פיקוח שוטף בזמן הביצוע.

"אנחנו מהווים את פונקציית מנהל המטה בכל פרויקט בנייה בו אנו מעורבים", מסביר יעקב שוחט, מנכ"ל משותף בחברת יאסו שוחט, אחת מחברות ניהול הפרויקטים המובילות. "אנחנו נכנסים לתמונה עוד בשלבי ההיגוי של התכנון ומלווים את הפרויקט משלב התכנון והביצוע עד למסירת הדירות וטיפול שוטף מול הדיירים בשנת הבדק. התפקיד שלנו הוא לוודא שהיזם ישיג את מטרותיו העסקיות, כפי שהתוו בתחילת הפרויקט ובמקביל לוודא שהרוכשים מקבלים את הדירות כפי שתוארו בחוזים ובמפרטים עליהם חתמו".

אז מה תפקידו של מנהל הפרויקט, האמון על תיאום התכנון והפיקוח? הדרך הטובה להסביר זאת היא באמצעות שלבי התכנון והבנייה של פרויקט:

בכל פרויקט, בין אם הוא פרויקט למגורים או פרויקט מסחרי, מנהל הפרויקט "נכנס לעניינים" בדרך כלל מיד לאחר השלמת בדיקת הכדאיות הכלכלית של הפרויקט. יחד אתו מגויסים שאר היועצים, כמו האדריכל, הקונסטרוקטור, יועצי החשמל, האינסטלציה, יועצי הבטיחות ועוד.

לאחר בניית צוות הפרויקט, עוברים לתיאום התכנון. תפקידו של מנהל הפרויקט מתחיל כבר בשלב זה. באמצעות גיבוש צוות מקצועי ותיאום עבודת התכנון מול היועצים, מול היזם, והרשויות, כל זאת תוך שמירה על תקציב תכנון קפדני, ייעול התהליכים וכמובן חסכון בעלויות, לשלב זה חשיבות מיוחדת בפרויקטים של התחדשות עירונית משום שבפרויקטים כאלה אישור התכנית נעשה לא רק מול היזם אלא גם מול בעלי הדירות.

עם השלמת תהליכי האישור של הפרויקט מוצגת פרוגרמה שמהווה את המסמך הראשוני והעיקרי שלו. הפרוגרמה מהווה את הבסיס לקביעת התקציב לפרויקט, לוחות הזמנים, שיטות הביצוע המומלצות וחומרי הבנייה שישמשו לבנייתו.

אחת הסוגיות הבעייתיות בתחום הבנייה בישראל היא תהליכי הרישוי הארוכים, המאופיינים באי ודאות לגבי אישור הפרויקט לבנייה וללוחות הזמנים לאישורו. אי הוודאות הזאת משפיעה באופן ניכר על תקציב הפרויקט ועל לוחות הזמנים.
במקביל לכל תהליך תיאום התכנון, מנהל הפרויקט מעורב באופן אינטנסיבי בכל הנוגע לניהול תהליכי האישור מול וועדות התכנון, העיריות, תאגידי המים, כיבוי אש פיקוד העורף ורשויות נוספות. מנהל פרויקט מנוסה ומקצועי יתרום לפרויקט כבר בשלב התכנון, באמצעות גיבוש פרוגרמה שתהנה מתהליכי אישור יעילים יותר. עם תחילת תהליכי האישור, יערוך מנהל הפרויקט סדרת פגישות עם גורמי התכנון, יהווה נקודת מפגש מרכזית ובלעדית בין היזם ובין כל הרשויות הרלוונטיות ויוביל את תהליכי הרישוי לפרויקט ותאום התכנון במקביל.

"לתהליכי הרישוי ותאום התכנון יש משמעות מרחיקת לכת על לוחות הזמנים של הפרויקט ועל התקציב", מתייחס שוחט לנושא. "כאשר אנו מלווים את תהליכי התכנון יש לנו את היכולת להרים דגלים אדומים כאשר אנו מזהים תכנון שידרוש שינויים לפני אישור. שינויים אלה לא רק גובים זמן יקר אלא גם מתאפיינים בעלויות גבוהות, דבר שמכביד על התקציב ומעכב משמעותית את תהליכי האישור.

אם נחזור לפרויקטים בהתחדשות עירונית, הרי שלשלב זה משנה תוקף, שכן שינויים בפרוגרמה דורשים לא רק את אישור היזם אלא גם את אישור בעלי הדירות. האחרונים עלולים להיות במצב של נפל ציפיות מול היזם במקרה בו התכנית שהוצגה להם לא תאושר.

עוד לפני תום תהליך הרישוי, מפורסם מכרז קבלנים. גם כאן למנהל הפרויקט תפקיד מהותי. הוא זה מספק תמונה מלאה של כל התוכניות והמפרטים של הפרויקט, מרכיביו השונים ופירוט הסמכות והאחריות של הקבלן שייבחר. מנהל הפרויקט, שעד כה מהווה את מרכז הידע של הפרויקט עד כה, הוא זה שאמון על כל תהליך המכרז, לרבות כתיבתו ובניית תקציב שמלווה אותו, מתן מענה למתמודדים, בחינת ההצעות וייעוץ בתהליך בחירת הקבלן המבצע שיזכה.

"מכרז הקבלנים והתקציב הנלווה אליו מהווה את אחת הנקודות הרגישות ביותר בפרויקט ובהתכנות העסקית שלו", אומר תומר יאסו - שותף מנהל ביאסו שוחט, ומוסיף: "לאחרונה היינו עדים למספר יזמים וקבלני ביצוע שנקלעו לקשיים כלכליים. הסיבה לחלק גדול מהקשיים הללו היא מכרז ותקציב שאינם משקפים באופן אמתי ומדויק את היקף הפרויקט ואת העבודות הצפויות בו. חשוב לזכור כי סטייה שעשויה להסתכם באחוזים ניכרים בפרויקט יכולה לערער יציבות עסקית. מכאן נגזרת חשיבותו המכרעת של מכרז הקבלנים".

אז יש לנו זוכה במכרז הקבלנים והיתר הבנייה שהונפק מאפשר יציאה לדרך. משלב זה והלאה מהווה מנהל הפרויקט המתכלל והמפקח של תהליכי הבנייה, בכל הנוגע לפיקוח הבנייה. נציגו של מנהל הפרויקט - מפקח הבנייה מנהל למעשה את סדר היום בפרויקט. הוא נמצא באתר על בסיס יום יומי, בודק ביצוע מול "התכניות לביצוע", מפקח על בניית הקונסטרוקציה, מנהל שיח מתמשך עם הקבלן, נותן מענה לקבלן המבצע לרבות טיפול בתקלות וליקויים, מהווה נקודת קשר לרוכשים ודיירים ומוודא שהחומרים וטכנולוגיות הבנייה בשטח תואמות במלואן את המכרז ואת המפרטים.

כל הפעילות הזאת משתקפת ביומן עבודה ובפרוטוקול ישיבה שבועית, המנוהל על ידי המפקח ומהווה תיעוד של הנעשה באתר, על מנת שניתן יהיה לעקוב אחר ביצוע הנחיות מנהל הפרויקט והמפקח באתר.

הפרויקט הושלם בשעה טובה, עכשיו הגיעה העת לחגוג ואין דרך טובה יותר מאשר מסירת הפרויקט ללקוחות: בין אם מדובר באכלוס בניין דירות או מסירת פרויקט מסחרי ואפילו חנוכת מתנ"ס. השלב החגיגי הזה קורה רק לאחר שמנהל הפרויקט מכין פרוטוקול מסירה מפורט הכולל את כל המפרט בדירה ובבניין ומציין את מידת ההתאמה בין המסירה בפועל ובין מפרט המכר שנמסר בעת חתימת חוזה המכירה. פרוטוקול המסירה מהווה את הבסיס לקבלת הדירה כאשר במהלך שנת הבדק, בה היזם מחויב לטפל בתקלות ובליקויים המתגלים במהלך השנה הראשונה. גם כאן מנהל הפרויקט יהיה נקודת הקשר הבלעדית בין הרוכשים ובין היזם. כאן באה לידי ביטוי לא רק המקצוענות והשירותיות של מנהל הפרויקט, אלא גם היכרותו עם הפרויקט, מהרגע שעלה על לוח השרטוט ועד לאחר שנמסר לדיירים.

יעקב שוחט מוסיף בהקשר זה: "מנהל הפרויקט מהווה לא רק את האחראי המתכלל מטעמו של היזם, הוא מהווה גם את הבסיס לזיכרון הארגוני של הפרויקט. אנו רואים יתרון המהותי במעורבות מנהל הפרויקט משלב התכנון של הפרויקט. אני מאמין כי אנו נמצאים במהלכו של יצירת סטנדרטים חדשים בכל הנוגע לשילוב מנהלי פרויקטים, הנותנים מענה לתיאום התכנון, לרישוי ולפיקוח על הביצוע, כאנשי המטה של היזמים. מה שהתחיל בקרב החברות הגדולות, הופך כעת לסטנדרט רוחבי בשוק, הן בקרב חברות בנייה גדולות והן בקרב יזמים בוטיקים. זאת בעיקר בשל ההבנה כי תפקידנו מאפשר ניהול יעיל של פרויקטים, תוך שמירה הדוקה על תקציב הפרויקט ואבטחת איכותם ועמידה בלוחות זמנים. כל אלה מהווים את הבסיס לפעילות עסקית מוצלחת לא רק בבנייה אלא בכל תחום אחר".

* חברת יאסו-שוחט עוסקת בניהול, תיאום, תכנון ופיקוח על פרויקטים של בנייה